Orientações sobre Correspondências e Encomendas no Campus São Paulo

Definições

Para os fins deste documento, estabelecem-se as seguintes definições:

• Correspondência institucional: maneira formal de comunicação mantida entre órgãos ou entidades da Administração Pública Federal, ou entre estes e outros órgãos públicos ou empresas privadas;

• Correspondência de cunho particular: maneirainformal de comunicação entre servidores e instituições ou pessoas externas à Administração Pública Federal; e

• Encomenda: objetos institucionais destinados ao envio ou recebimento por meio de serviços postais ou transportadoras

1. Envio de Correspondências e Encomendas Institucionais via Correios

Somente serão postadas correspondências institucionais, sendo vedado o envio de correspondências de caráter pessoal.

Compete ao setor, unidade ou servidor solicitante:

I. Envelopar a documentação a ser postada.

II. Identificar o envelope com os dados completos do remetente e do destinatário (nome, endereço, CEP e demais informações necessárias para a entrega) e entregues com, no mínimo, 12 horas de antecedência dos dias de postagens elencados no Anexo I ao Gabinete da Diretoria-Geral do campus;

III. Entregar as caixas ou envelopes devidamente lacrados, preferencialmente com cola ou fita adesiva larga;

IV. Em caso de necessidade de serviço adicional de Aviso de Recebimento (AR), este deve ser previamente preenchido, impresso e colado ao lado do campo do remetente. O formulário está disponível em:
https://www2.correios.com.br/enderecador/cartas/default.cfm;

V. Preencher o caderno de controle disponível no Gabinete da Diretoria-Geral, informando o tipo de postagem, setor solicitante, nome do responsável e assinatura.

Para postagem de encomendas, deverá ser entregue, obrigatoriamente, a nota fiscal ou, na sua ausência, o formulário de declaração de conteúdo devidamente preenchido, disponível em:
https://www.correios.com.br/enviar/encomendas/arquivo/nacional/formulario-declaracao-de-conteudo-a5

Horário e local para entrega de correspondências, malotes e postagem em agência dos correios: vide Anexo I.
 

2. Malotes

O malote é destinado ao envio e recebimento de documentos e/ou encomendas entre os campi do IFSP.

As embalagens seguirão os mesmos critérios das postagens via Correios, exceto no que se refere ao endereçamento. 

I. Incluir, na parte externa de cada envelope, o Formulário de Malote (Anexo II), detalhando os documentos ou itens contidos;

II. As informações constantes no formulário e o conteúdo do envelope são de inteira responsabilidade da unidade remetente;

III. O setor solicitante deverá entregar os envelopes ao Gabinete da Diretoria-Geral com, no mínimo, 24 (vinte e quatro) horas de antecedência à data da coleta. As datas de envio para cada campus constam no Anexo III;

IV. As bolsas de malote têm tamanho padronizado, não sendo possível o envio de volumes excessivamente grandes;

Importante: O trâmite de empréstimos de livros entre as bibliotecas dos campi seguirá os padrões atualmente utilizados. 

3. Recebimento de Correspondências via Correios

As correspondências e encomendas institucionais recebidas via Correios serão recepcionadas pelo Gabinete da Diretoria-Geral, registradas e encaminhadas aos setores correspondentes.

I. Correspondências destinadas a docentes ou técnicos-administrativos lotados nos departamentos serão entregues aos servidores administrativos da respectiva área, os quais serão responsáveis pelo encaminhamento ao destinatário final;

II. Documentos oficiais endereçados a servidores que não ocupam mais o cargo ou função, serão recebidos pelo atual ocupante da função ou setor responsável, uma vez que o documento se refere ao cargo e não à pessoa.

4. Recebimento de Encomendas via Transportadora

Encomendas institucionais entregues por transportadoras serão recepcionadas exclusivamente pelo setor de Almoxarifado do Campus São Paulo.

I.Encomendas de caráter pessoal não serão recebidas, exceto aquelas destinadas a coordenadores ou bolsistas no âmbito de projetos de pesquisa institucionais;

II. O servidor  solicitante deverá encaminhar um e-mail prévio ao almoxarifado ( cax.spo@ifsp.edu.br ),informando o conteúdo, data prevista da entrega e anexar a nota fiscal eletrônica ou  documento equivalente.

III. Não haverá garantia de recebimento ou encaminhamento para encomendas não informadas previamente por e-mail. 

IV. Os itens não serão conferidos, sendo apenas recebidos e armazenados temporariamente, respeitando o prazo de retirada, conforme exposto no item V.

V. Após o recebimento, será enviada uma resposta ao e-mail do solicitante, o qual deverá retirar o item em até 24 horas úteis.   

VI. Produtos perecíveis deverão ser retirados com urgência, uma vez que o almoxarifado não possui estrutura adequada para armazenamento desse tipo de material.

Horário para recebimento e retirada de encomendas no Almoxarifado: conforme Anexo I.

Importante: O contrato de serviço de vigilancia e de controle de acesso do campus não prevê o recebimento de mercadorias de modo que eventuais tentativas de entregas fora dos horarios estabelecidos não terão garantia de recebimento e encaminhamento

DOCUMENTOS